Ile samochodów firmowych może mieć prowadzący działalność gospodarczą

Wiele osób, które w działalności gospodarczej wykorzystują samochód, często zastanawia się nad zakupem drugiego auta. Chodzi o zabezpieczenie się przed sytuacją, kiedy z powodu jednego awarii jednego auta nie można dojechać do klienta albo o uniknięcie konieczności dojeżdżania do każdego kontrahenta np. samochodem dostawczym. Okazuje się, że wydatki na eksploatację drugiego samochodu w firmie również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o ile można w razie potrzeby udowodnić przed fiskusem, że jest on wykorzystywany do działalności gospodarczej.

Jedno auto firmowe, drugie prywatno-służbowe
Podatnik zwrócił się do izby skarbowej o wydanie interpretacji w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na dwa samochody, których używa do działalności gospodarczej. Jeden z samochodów osobowych jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, jego zakup został zgłoszony do urzędu skarbowego, poza tym podatnik prowadzi na potrzeby podatku VAT ewidencję przebiegu pojazdu. Poza tym podatnik posiada drugie auto, które również jest środkiem trwałym firmy, ale jego zakup nie został zgłoszony do urzędu skarbowego, co oznacza, że zgodnie z ustawą o VAT ma przeznaczenie prywatno-służbowe.

We wniosku podatnik napisał, że w jego działalności posiadanie auta jest konieczne, jako że zajmuje się kierowaniem i nadzorowaniem robót w branży instalacji sanitarnych, a więc często musi dojeżdżać na miejsce wykonywania zlecenia – np. aby dokonać pomiarów czy oględzin – czy też do klienta, aby złożyć ofertę. Ze względu na charakter prac i przyjęte w umowach z klientami terminy nierzadko musi odwiedzać miejsca wykonywania zleceń w soboty czy niedziele. I wprawdzie do dojazdów wykorzystuje zwykle auto zgłoszone do urzędu skarbowego, to często zdarza się, że korzysta z drugiego w tzw. sytuacjach koniecznych, co zdarza się kilka razy w miesiącu.

Podatnik zwrócił uwagę, że niezgłoszenie jednego samochodu do urzędu skarbowego oznacza, że nie jest on wykorzystywany do działalności gospodarczej, ale tylko w świetle ustawy o VAT. Takich wymagań nie stawia ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, a więc – wg jego opinii – można do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć również wydatki na eksploatację oraz odpisy amortyzacyjne w przypadku drugiego samochodu.

Wydatek musi mieć związek z przychodem
Stanowisko podatnika potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach. W interpretacji z 7 stycznia 2015 r. (sygnatura IBPBI/1/415-1176/14/SK) stwierdziła ona, że najważniejszym elementem, który decyduje o ewentualnym zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest to, czy został poniesiony w celu uzyskania lub zachowania czy zabezpieczenia przychodu. Wyjątkiem tutaj są tylko wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki, których ustawodawca nie uznał za koszty.

Jednak w artykule 23 nie ma mowy o zakazie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację oraz odpisów amortyzacyjnych na drugi samochód. Przedstawiciele izby skarbowej napisali wprost, że w ustawie nie ma ograniczeń co do liczby aut wykorzystywanych w działalności, toteż najważniejsze jest, aby było ono użytkowane w ramach działalności gospodarczej. „Jeżeli zatem charakter prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług itp.) uzasadnia wykorzystywanie w tej działalności gospodarczej dwóch środków transportu (samochodów osobowych), to (co do zasady) wydatki związane z tymi pojazdami – w ustawowych granicach – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności” – czytamy w interpretacji. Nie ma tu znaczenia nawet fakt, że – jak w danym przypadku – siedziba działalności gospodarczej podatnika jest w miejscu jego zamieszkania.

Kwestia udokumentowania
Jednak, na co zwracają uwagę przedstawiciele katowickiej izby skarbowej, ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek należytego udokumentowania wydatków poniesionych na użytkowanie samochodu. Poza tym przedsiębiorca musi być w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy używaniem dwóch samochodów w działalności oraz uzyskanymi lub zabezpieczonymi w ten sposób przychodami. „Zasadność wykorzystywania przez Wnioskodawcę w działalności gospodarczej dwóch samochodów osobowych, a także zaliczania wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy” – czytamy w interpretacji.

Marek Siudaj, Tax Care